Vlaams Jeugd Parlement - Privacyverklaring

2021-04-06 

Artikel 1 – Voorafgaande bepalingen

Wanneer je je inschrijft voor onze simulatie of je wordt lid van de algemene vergadering van de vzw, kan het Vlaams Jeugd Parlement vzw (hierna: VJP) de persoonsgegevens verzamelen zoals gedefinieerd in artikel 3 van deze privacyverklaring.

In deze privacyverklaring willen we op heldere en transparante manier informatie geven over hoe het Vlaams Jeugd Parlement vzw, met maatschappelijke zetel in het Vlaams Gewest.  

VJP is verwerkingsverantwoordelijke en dus verantwoordelijk voor het verwerken van jouw persoonsgegevens in het kader van haar activiteiten en houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Artikel 2 - Persoonsgegevens die door het Vlaams Jeugd Parlement worden gebruikt

VJP verwerkt jouw persoonsgegevens vanaf het moment dat je je als deelnemer hebt ingeschreven en/of vanaf het moment dat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Daarnaast kunnen gegevens uit deze lijst worden verzameld worden bij het lidmaatschap van de Algemene Vergadering van de VZW.

Concreet kunnen volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

  • Identificatiegegevens: naam, voornaam, geslacht, geboortedatum;

  • Contactgegevens: Woonplaats, gsm-nummer/telefoonnummer, e-mailadres;

  • Gegevens i.v.m. opleiding/vorming, nl.

    • Leerling secundair onderwijs/ student hogeschool/ student universiteit/ afgestudeerd en werkzoekende/ afgestudeerd en aan het werk/ andere;

    • Diploma, studierichting, onderwijsinstelling;

  • Medische gegevens nl.

    • Betrekking op het voorkomen van uitlokking van mogelijke allergieën en de hiervoor noodzakelijke medicatie;

    • Bijkomende noodzakelijke informatie over gezondheid deelnemer o.a. maar niet exhaustief:

      • Diëten;

      • Ziekten zoals hartaandoening, epilepsie, astma, suikerziekte/diabetes etc.

 

Artikel 3 - Waarom verwerkt Vlaams Jeugd Parlement de persoonsgegevens?

De verstrekte persoonsgegevens worden voor de volgende specifieke doeleinden verwerkt:

  • Om te voldoen aan wettelijke en reglementaire verplichtingen;

  • Om een objectieve en genuanceerde selectie uit te oefenen op basis van vooraf opgestelde parameters;

  • Om de betrokken deelnemers en leden te contacteren indien deze geselecteerd worden om deel te nemen aan de parlementaire simulatie en de verdere praktische communicatie daarrond op billijke wijze te voeren;

  • Om de betrokken deelnemers en leden te contacteren indien ze zich inschrijven voor andere evenementen en de verdere praktische communicatie daarrond op billijke wijze te voeren;

  • Om de betrokken deelnemers en leden te informeren via nieuwsbrieven;

  • Om de veiligheid en gezondheid van alle deelnemers te garanderen doorheen de integrale simulatie;

  • Ter promotie en stimulatie van het actief lidmaatschap van de vzw;

  • Voor analyses ten behoeve van interne statistische doeleinden.

Artikel 4 - Hoe heeft Vlaams Jeugd Parlement de persoonsgegevens verkregen?

Het VJP verkrijgt de persoonsgegevens door het ter beschikking stellen van online formulieren bij het openen van de inschrijvingen voor de door haar georganiseerde events.

Daarnaast zullen er tijdens deze events ook persoonsgegevens verkregen worden in de vorm van foto- en videomateriaal. Wat betreft het nemen van beeldmateriaal bestaat de kans dat er gerichte beelden van jou worden genomen waarbij je gericht in beeld komt en duidelijk herkenbaar bent. Hiervoor zullen wij steeds jouw toestemming vragen. Voor niet gerichte beelden nl. sfeerbeelden en groepsfoto’s, zal er niet expliciet naar jouw toestemming gevraagd worden.

Dit foto- en beeldmateriaal kan later ook door VJP gebruikt worden voor de website, de deelnemersbundel en sociale media-kanalen van Vlaams Jeugd Parlement (Facebook, Instagram, Twitter en LinkedIn). Ook hier zullen wij voor gericht beeldmateriaal om jouw toestemming vragen. Voor niet gericht beeldmateriaal zal wederom niet expliciet naar jouw toestemming gevraagd worden.

Je behoudt te allen tijde het recht om jouw toestemming weer in te trekken. VJP zal dan het gebruikte beeldmateriaal van haar website en sociale media kanalen verwijderen. Deze toestemming intrekken kan via een eenvoudig verzoek bij de DPO.

Artikel 5 - Hoe lang bewaart Vlaams Jeugd Parlement de persoonsgegevens?

Het VJP bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Vandaar loopt deze bewaartermijn gelijk met het werkjaar verlengd met één maand. Deze bewaartermijn is als dusdanig opgesteld om te om te voorkomen dat er een hiaat zit tussen de opeenvolgende Raden van Bestuur.

Indien het lidmaatschap voor de algemene vergadering van de VZW echter wordt aangegaan voor het werkjaar volgend op datgene in welk de gegevens zijn verstrekt, wordt deze bewaartermijn verlengd tot het einde van het werkjaar waarin dit lidmaatschap is aangegaan plus één maand.

Indien deze persoonsgegevens tijdens de voormelde bewaartermijn inhoudelijk worden aangepast (bv. veranderen van woonplaats), worden de oude gegevens verwijderd. Deze verwijdering vindt plaats vanaf VJP hiervan op de hoogte werd gebracht door de deelnemer zelf en daaraan gekoppeld onmiddellijk vervangen door de nieuwe accuratere persoonsgegevens.

Artikel 6 - Delen van persoonsgegevens door Vlaams Jeugd Parlement

VJP zal de persoonsgegevens enkel doorgeven aan derden die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het voorwerp in het kader van het statutaire doel van de vereniging. Het Vlaams Jeugd Parlement blijft verantwoordelijk voor deze verwerking. Hieronder vind je een exhaustieve lijst van derde partijen waarmee persoonsgegevens worden gedeeld en de doeleinden waarvoor deze worden gebruikt:

  • Mailchimp: applicatie die wordt gebruikt bij het opstellen en versturen van de nieuwsbrief;

  • Microsoft: applicatie die wordt gebruikt voor het afnemen van de online formulieren zoals beschreven in artikel 4;

  • Google: applicatie die wordt gebruikt voor het afnemen van de online formulieren zoals beschreven in artikel 4;

  • Squarespace: het beheer, onderhoud en publicatie van onze website.

  • Het Vlaams Parlement: het doorgeven van identificatiegegevens (naam, voornaam, geboortedatum en rijksregisternummer) voor het aanmaken van de bezoekersprofielen

  • Jeugdherberg Jacques Brel: het doorgeven van identificatiegegevens (naam, voornaam, geboortedatum) voor het aanmaken van de gastenprofielen.

Artikel 7 - Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen?

Overeenkomstig de toepasselijke regelgeving heb je recht op:

  • Inzage: je kan informatie krijgen over de verwerking van jouw persoonsgegevens en een kopie verkrijgen;

  • Rectificatie of aanpassing: je kan vragen dat jouw persoonsgegevens worden aangepast indien deze onjuist of onvolledig zijn;

  • Wissing: je kan de wissing van jouw persoonsgegevens vragen, tenzij dit nodig is voor de voltooiing van de deelname-overeenkomst tussen het Vlaams Jeugd Parlement VZW en de deelnemer.

  • Beperking: je kan de beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens vragen;

  • Intrekken van jouw toestemming: indien je je toestemming hebt gegeven voor het verwerken van persoonsgegevens, heb je steeds het recht om deze toestemming in te trekken.

Indien je één van voornoemde rechten wenst uit te oefenen, kan je ons contacteren via een e-mail aan robin.manesse@vlaamsjeugdparlement.be. Om misbruik te voorkomen dient het verzoek vergezeld te gaan van een kopie van de identiteitskaart. Om jouw privacy te beschermen mogen pasfoto, paspoortnummer en Rijksregisternummer geanonimiseerd worden.

VJP zal jouw verzoek zo spoedig mogelijk, en in ieder geval binnen de veertien werkdagen, beantwoorden.

Artikel 8 - Gegevensbeveiliging

Om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, onbedoeld verlies of wijziging, verbindt VJP zich er toe alle passende maatregelen te treffen om je persoonsgegevens zo veilig en integer als mogelijk te verwerken alsook de beschikbaarheid daarvan voor jou te waarborgen. VJP heeft de nodige fysieke, administratieve, organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen genomen om alle persoonsgegevens te beschermen tegen diefstal, verlies of onbevoegd gebruik en/of onthulling.

Vandaar is het aantal medewerkers dat toegang heeft tot de persoonsgegevens strikt beperkt en zorgvuldig geselecteerd. Aan deze medewerkers wordt enkel toegang verleend voor zover die informatie noodzakelijk is om hun taken naar behoren uit te voeren. Indien er zich toch een incident voordoet waarbij jouw persoonsgegevens betrokken zijn zullen wij jou zo spoedig mogelijk verwittigen, naast de wettelijke verplichting tot het inlichten van de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Artikel 9 - Wijzigingen

VJP behoudt zich het recht om op elk ogenblik deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is steeds te vinden op de website of deze kan opgevraagd worden bij de verantwoordelijke DPO.

VJP past de regels en voorwaarden aan met als doel jouw privacy zo goed mogelijk te beschermen en op een transparante manier met jouw persoonsgegevens om te gaan.

Indien deze privacyverklaring wordt gewijzigd, worden datasubjecten hiervan per mail op de hoogte gebracht.

De laatste aanpassing dateert van 06 april 2021.

Artikel 10 – DPO

Als Vlaams Jeugd Parlement VZW zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens of de uitoefening van jouw rechten kan je steeds contact opnemen met bestuurslid Robin Manesse (DPO) op robin.manesse@vlaamsjeugdparlement.com

Indien je vindt dat VJP de persoonsgegevens onrechtmatig heeft gebruikt of ongepast heeft gereageerd op een verzoek, kan er hiervan melding gedaan worden bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Artikel 11 - Cookies

De website van het Vlaams Jeugd Parlement verzamelt tevens persoonlijke, analytische data:

  • Informatie over de internetbrowser, het netwerk en toestel

  • Webpagina’s bezocht voor het bezoeken van de website

  • Het IP-adres van de bezoeker

Deze informatie kan ook elementen over het gebruik van de website bevatten:

  • Clicks

  • Interne links

  • Bezochte pagina’s

  • Het scrollen

  • Zoekopdrachten

  • Timestamps

Deze informatie wordt gedeeld met Squarespace, de website-analyse provider, om statistieken op te stellen over site traffic en activiteiten.

Deze website maakt gebruik van cookies en soortgelijke technologieën. Dit zijn kleine bestanden of stukjes tekst die naar een apparaat worden gedownload wanneer een bezoeker een website of applicatie bezoekt. Voor informatie over het bekijken van de cookies die op uw apparaat worden geplaatst, klikt u op “The cookies Squarespace uses.”

Deze functionele en vereiste cookies worden altijd gebruikt, waarmee Squarespace, ons hostingplatform, deze website veilig aan u kan aanbieden.

Deze analytische en prestatiecookies worden op deze site, zoals hieronder beschreven, alleen gebruikt wanneer u onze cookiebanner erkent. Wij gebruiken analytische cookies om siteverkeer, -activiteit en andere gegevens te bekijken.